Exchange: Einheitliche Signatur/Disclaimer erstellen über Transportregel

Exchange: Einheitliche Signatur/Disclaimer erstellen über Transportregel

Oft werden Signaturen von Hand erstellt und verteilt. Dabei ist das Design/CI nicht einheitlich oder Informationen sind nicht aktuell, da sie nicht zentral verwaltet werden.

Damit Änderungen nur noch an einer Stelle gemacht werden und auch die Signaturen einheitlich sind, bietet es sich an im Exchange dies direkt Zentral über Transportregeln zu verwalten.

Melden Sie sich dazu im Exchange Control Panel (ECP) an mit einem Administrativen Account unter https://servername/ecp .

Gehen Sie nun nach Nachrichtenfluss > Regeln. Anschließend auf das Pluszeichen und wählt dort den Punkt Haftungsausschlüsse anwenden …

Vergebt den Namen Signatur/Disclaimer und wählt unter Diese Regel anwenden, wenn … die Option Der Absender ist … und wählt dort die Benutzer oder Gruppen aus, auf die die Regeln angewendet werden soll (z.B. falls vorhanden All Users).

Wählen Sie in dem Punkt darunter Folgendermaßen vorgehen … die Option Haftungsausschluss anfügen … aus und bearbeitet den Text mit dem gewünschtem Text (ein Beispiel folgt unten).

Bei Eigenschaften dieser Regel stellen Sie Priorität 0 ein und bei Diese Regel mit folgenden Schweregrad überwachen stellen sie Nicht angegeben ein.

Unter dem Punkt Modus für diese Regel auswählen, wählen Sie bitte Erzwingen.

Beispiel für eine Signatur:

<br><br>
<font face=verdana, tahoma, arial size=2 color=black>%%CustomAttribute1%%<br><br>
<b>%%displayname%%</b></font><br><br>
<font face=verdana, tahoma, arial size=2 color=silver>
%%street%%, %%zipcode%% %%city%%, %%country%%<br>
Telefon: %%phonenumber%%, Fax: %%faxnumber%%, Mobil:
%%mobilenumber%%<br>
Internet: www.leibling.de, Email: %%email%%
</font>

Wenn Sie unter Empfänger > Postfächer die Informationen unter Allgemein und Kontaktinformationen eingegeben haben, können Sie auf diese zurückgreifen (z.B. Anzeigename = %%displayname%%).

Sollten Sie Informationen benötigen, die sie dort nicht hinterlegt haben (z.B. i.A. oder ppa), dann können Sie diese unter Empfänger > Postfächer > Allgemein > Weitere Optionen > Benutzerdefinierte Attribute > Stiftsymbol drücken > In entsprechender Spalte eintragen. Auf diese Werte kann dann mit %%CustomAttribute1%% (Nummer bitte Analog zur Spalte angeben) zurückgegriffen werden – ich habe dort z.B. personalisierte Grußformeln hinterlegt.

Weitere Informationen: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/policy-and-compliance/mail-flow-rules/conditions-and-exceptions?view=exchserver-2019

Informationen für iOS Benutzer:

iOS versendet – wenn in einer Mail keine Formatierung vorhanden ist als Text, somit wird die automatisch erstellt Signatur auch als nur Text angehangen und hat keine Formatierungen. Soll die Formatierung erhalten bleiben, so könnte man in der Signatur auf dem Gerät einfach ein Leerzeichen setzen und dies als Fett markieren. Dann würde die Mails als HTML gesendet und somit blieben die Formatierungen erhalten. Leider entstellte sich bei den Tests jedoch damit das Schriftbild der eigentlichen Mail (es wurde eine Standardschriftart verwendet – leider kann man die Schriftart bei einem iOS Gerät nicht einstellen). Ich habe mich dann dazu entschieden die Mail als nur Text zu lassen (sprich: nicht den Signaturtrick auf dem Gerät anzuwenden), da ich diese dann vom Gesamtbild schicker fand als mit verschiedenen Schriftarten.

Einschränkungen:

  • Wird eine Mail intern weitergeleitet, so wird keine Signatur angehangen – dies ist normal, da die Mail ja nicht über den Transportweg nach außen geht und somit nicht verarbeitet wird. Bei einem internen Weiterleiten, wird die Mail direkt im Postfach abgelegt.
  • Die Signatur kann immer nur an den Anfang gestellt oder ans Ende der Mail angehangen werden – nicht ans Ende einer Nachricht. Wird auf einer Mail geantwortet, so ist die Signatur nicht am Ende des neu geschrieben Textes, sondern am Ende der Mail!
  • Werden Mails verschlüsselt oder signiert, darf die Mail nicht mehr verändert werden – dies würde jedoch geschehen, wenn auf dem Transportweg eine Signatur angehangen würde.

Individuelle Signaturen im Exchange

Der Exchange kann zwar eigene Signaturen zentral verwalten (über Transportregeln), diese sind jedoch nicht sehr individuell.

Möchte man individuellere Signaturen (z.B. mit Daten aus dem AD oder PDF angehangen), so gibt es externe Tools die diese Funktion bieten:

http://www.exclaimer.de