Monatliche Archive: Februar 2019

Dokumente verwalten und archivieren

Ich habe Unmengen an Dokumente, welche ungeordnet vorhanden sind – Beispielsweise Briefe, Verträge mit Versicherungen, Schreiben die ich mit Office erstellt habe, Rechnungen für das Auto die ich per Email erhalten habe usw.

Jedesmal wenn ich ein Dokument benötige, muss ich erst überlegen in welcher Form es kam und durchsuche entweder Ordner, Dateien auf dem Fileserver oder das Emailarchiv.

Auch wird es schwer Inhalte zu vergleichen.

Deswegen habe ich mir überlegt, alles meine Dokumente zu archivieren und in der originalen Form zu löschen (bis auf solche, die aufzubewahren sind – z.B. Versicherungspolicen usw.).

Alles andere jedoch, soll zentral an einer Stelle zusammengeführt werden und strukturiert abgelegt werden.

Dafür möchte ich mir eine Art Dokumenten Management System (fortfolgend DMS genannt) aufbauen – da es für mich privat ist, gelten keine rechtlichen Richtlinien (z.B. Aufbewahrungsdauer, nicht veränderbar usw.).

Meine Wünsche wären:

  • Weboberfläche und App
  • App kann mit der Kamera Dokument erfassen
  • Kann auf Windows installiert werden
  • Dateien liegen lesbar und zuordnungsfähig vor
  • OCR Erkennung

Dazu möchte ich mir gerne die folgenden Lösungen anschauen:

Nextcloud mit OCR Tesseract:

Eigentlich kein DMS, eher eine private Cloud. Jedoch mit App Anbindung, Webinterface, Open Source Scanengine (OCR), Volltextsuche, Benutzer und Rechteverwaltung.

Dazu habe ich auf dem Fileserver einen Ordner DMS eingerichtet und freigegeben. In diesem Ordner lege ich manuell alle Dateien ab und diese werden per Tesseract gescannt und indiziert.

Mit der flexiblen Suche Elasticsearch kann man dann alle Dateien über ihren Inhalt finden.

Hier hat man den Vorteil, das die Dateien normal im Dateisystem liegen und einfach gesichert werden können.

Leider sind die Ergebnisse mit Tesseract nicht so gut gewesen, so das ich eine kommerzielle Lösung für das OCR dazwischengeschaltet habe.

Dazu habe ich mir Nuance Omnipage 19 Ultimate angeschafft, welches gute Ergebnisse liefert. Leider hatte ich Probleme bei der Einrichtung des Workflows und wollte den Support in Anspruch nehmen (immer sind für mich als Privatperson eine Investition von 200€ eine Menge Geld und ich würde gerne VOR dem Kauf wissen, ob das Produkt meinen Vorstellungen entspricht) – aber leider bekam ich nur vom Support Antworten wie „Lesen Sie das Handbuch“ und „Wir kennen unsere Produkte auch nicht in der Tiefe“, was mich leider nicht zufriedenstellte – jedoch wurden bei Rückfrage einfach die Tickets geschlossen. Kein guter Support! Zu erwähnen wäre noch, das es derzeit noch eine Aktion gibt für 139€ – diese läuft zwar nur noch kurz, aber vielleicht kommt diese noch mal wieder.

Idee für später: Ich möchte Dateien vorsortieren – wenn diese schon durchsuchbar sind (z.B. Officedokumente, duchsuchbare PDF) sollen diese direkt ins Archiv in einem Unterordner mit Datum im Namen – sind diese nicht durchsuchbar (z.B. Bilder, Bild-PDF) sollen diese verschoben werden in einen Hot Folder, welcher von der OCR Software überwacht wird. Dies könnte man mit einem Ordner realisieren, welcher Aktionen ausführen kann und per VBA Dateinamen und -attribute auswertet.

Alfreso Community Edition:

Die Alfresco Community Edition ist ein komplettes DMS. Sie ist komfortabel, flexibel und ist sehr übersichtlich gehalten. Es gibt eine Weboberfläche und eine App. Sie gefällt mir sehr gut, leider jedoch legt sie die Dateien nach einem eigenen Schema ab als BIN Dateien und das zuordnen wird somit unmöglich. Da ich gerne die Dateien als normale Dateien abgelegt habe möchte, kommt Alfreso nicht in Frage. Dies war der einzige Punkt der mich störte – mir gefiel besonders, das die Community Version genauso aktuell ist wie die kommerzielle Version.

Update: Auf Alfresco kann man die Ordner als WEBDAV Laufwerk freigeben (benötigt zwingend HTTPS und bringt auch leider einige weitere Probleme mit sich). Auch wie Agorum Core kann man bei Alfresco jedoch auch die Ordner per SMB freigeben – jedoch wird auch hier die Java Implementierung mit CIFS benutzt und muss die von Windows ersetzen – was nicht ganz trivial ist. Danach kann man jedoch die Ordner direkt nutzen und dort direkt Dateien ablegen bzw. nutzen (z.B. für OCR importe).

Die Schritte sind in Stichworten wie folgt:

  • VM herunterfahren
  • Weiteren Netzwerkadapter einrichten und das entsprechende Netz zuordnen
  • In Windows IPv4 feste Adresse ohne Gateway einrichten, IPv6 und Client für Microsoft Netzwerke sowie Datei- und Druckerfreigabe für Windows in den Bindings der Netzwerkkarte entfernen
  • Auf beiden Adaptern in den DNS Einstellungen Adressen dieser Verbindung in DNS aktualisiern deaktivieren, damit im DNS nicht die Adressen geändert werden
  • Basic Auth aktivieren (Regedit
  • In Alfreso in der file-server.xml anpassen und die IP des neuen Adapters binden
  • Im DNS einen weiteren Namen erstellen mit der neuen IP

Weitere Informationen: https://community.alfresco.com/docs/DOC-4804-file-server-configuration#w_runningsmb2fcifsfromanormaluseraccount

Agorum Core Open:

Diese Software bietet eine kostenlose Version (Open) und kann jederzeit in eine kostenpflichtige Lösung (Pro) upgegradet werden. Auch hier gibt es eine Weboberfläche und eine App. Ebenfalls wie Alfreso ist die kostenlose als auch die Pro Version die selbe – der Unterschied ist das automatismen (KI) und OCR fehlen (wie auch bei allen anderen, da hier kostenpflichtige Tools eingesetzt werden – hier z.B. I.R.I.S.).

Interessant erscheint mir, das das DMS Laufwerk als Netzwerkfreigabe bereitgestellt wird und somit die auf die Dateien zugegriffen und weiterverarbeitet werden können.

Update: Habe eben schon mal mit dem Support Kontakt gehabt. Er war freundlich und hilfsbereit. Auch habe ich den Tipp bekommen, das schon in der Open Source Version Tesseract getestet wird und vielleicht mit hineinkommt – dann wäre das ein DMS das OCR in der „Startversion“ bietet.

Hinweis:

Die Installation ist ein wenig komplexer, beachtet bitte unbedingt die folgenden Links:

Nuxeo:

Nuxeo habe ich mir noch nicht angeschaut, ist aber geplant.

Bitfarm DMS:

Das Bitfarm DMS gibt es in einer kostenlosen und in einer kommerziellen Version. Leider ist die kostenlose Version (4.x) älter als die kommerzielle Version (6.x) und kann auch somit nicht auf die Apps usw. zurückgreifen, so das ich dieses Produkt nicht weiter verfolgt habe.


Outlook 2016/365 fordert immer wieder Anmeldedaten an bzw. Outlook kann nicht eingerichtet werden trotz korrektem Autodiscover

Diese Lösung ist nur für Problemfälle mit einem lokalen bzw. on-Premise Exchange Server – NICHT für Office 365 Exchange Systeme.

Um als erstes ein Problem mit den Anmeldedaten auszuschließen, melden Sie sich an OWA (Outlook Web Access) an und prüfen Sie ob diese richtig sind.

Wenn ja, dann kann es sein, das Outlook versucht ihre Daten mit Office 365 Server abzugleichen – obwohl Sie einen eigenen Exchange Server haben. Da dann ihre Zugangsdaten nicht akzeptiert werden vom Office 365 Server kommt immer wieder die Anmeldemaske bzw. kann die Outlook-konfiguration nicht abgeschlossen werden.

Dies sehen Sie daran, das wenn Sie ihre Emailatokonfiguration prüfen (Outlook öffnen, STRG Taste gedrückt halten und mit der rechten Maustaste auf das Outlook Icon, dann sehen Sie dort den Eintrag) und dann Verbindungsversuche kommen nach outlook.office365.com .

Um dies Outlook abzugewöhnen, können Sie einen folgenden Registryeintrag erstellen (entweder von Hand oder über GPO) unter:

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\AutoDiscover

  • Typ: DWORD
  • Name: ExcludeExplicitO365Endpoint
  • Wert: 1 (0x00000001, HEX)

Sollte das immer noch nicht klappen, so kann man noch eine weitere Lösung zu rate ziehen:

Erstellen sie in ihrem DNS eine Zone für outlook.office365.com mit einem Hosteintrag auf die IP ihres Exchange Servers (z.B. CAS Server). Warten Sie ab, bis die Einstellung im DNS repliziert ist, leeren sie den Cache des DNS Servers bzw. des Clients (ipconfig /flushdns).

Clients die mobil arbeiten könnte man die Hostsdatei anpassen.

Prüfen Sie dann erneut ob alles funktioniert.

Update 2019:

Der saubere Weg wäre das eigene AD mit Office 365 zu verbinden, dies ist jedoch umfangreich. Eine Anleitung finde ihr hier:
https://www.leibling.de/office-365-mit-active-directory-verbinden/


Kostenlosen Sharepoint 2013 Foundation als OneNote Speicher

Der Artikel ist noch in der Erstellung …

Wichtig: Der Sharepoint ist seit 10.4.2018 EOL, es gibt jedoch noch Sicherheitsfixes bis 11.4.2023 (Enhanced Maintenance).

Hinweis zu iOS und Android Apps: Mittlerweile kann man nicht mehr auf eigene OneNote-Dateien auf einem Sharepoint zugreifen. Hier geht nur noch lediglich der Zugriff über die Webapp oder Terminalserver – wobei dann die Stiftnutzung entfällt. Soll weiterhin ein Stift genutzt werden mit OneNote Dateien auf einem Sharepoint, so ist ein Windows Gerät zu nutzen (z.B. das Surface Go ab 429€).

Hinweis zur Windows 10 (UWP) Version bzw. Nachfolger von Office 2013/2016: Nur die Versionen OneNote 2013/2013/2016 können zu einem Sharepoint verbinden. Im Office 2019 ist kein OneNote mehr enthalten – es soll statt dessen die Windows 10 Version genutzt werden. Doch diese kann sich nicht mehr zu einem eigenen Sharepoint Server verbinden, sie unterstützt nur OneDrive oder OneDrive Business.

Nun zum eigentlichen Artikel.

Da ich meine OneNote Notizen nicht in der Cloud speichern darf (enthalten persönliche Daten) und lokal halten möchte, bleibt mir nichts anderes üblich als einen Sharepoint Server als Speicherziel einzusetzen.

Die letzte kostenlose Version ist der Sharepoint 2013 Foundation, alle anderen danach sind kostenpflichtig.

Alternativ könnte man auch einen Hosted Sharepoint verwenden und die User mit dem AD Syconisieren – dann wäre jedoch auch wieder die Daten in der Cloud, was ich nicht möchte.

Als erstes erstelle ich eine VM welche auf Windows Server 2012 R2 basiert. Diese bekommt 4 vCPUs, 8 GB Ram und 300 GB Festplatte.

Vorbereitungen:

  • Windows 2012 R2 installieren
  • VMWare Tools installieren
  • Namen festlegen
  • IP festlegen
  • Ans AD anbinden
  • Windowsupdates ausführen
  • Prüfen das Dot Net 4.5 installiert ist (bei 4.6 oder 4.7 schlägt die Installation fehl)!
  • Webserver- und Anwendungserverrolle installieren.
  • DotNet Framework 3.5 installieren (z.B.
    DISM /online /enable-feature /featurename:NetFx3 /all /Source:<CD Laufwerk>:\Sources\SxS /LimitAccess )

Als Domänenadministrator anmelden.

Anschließend Chrome installieren und Sharepoint 2013 SP1 Foundation runterladen.

Im ersten durchlauf werden Softwarevoraussetzungen installieren.

Dies läufen bei mir mehrmals durch und versuchen folgende Voraussetzungen zu installieren:

• Microsoft .NET Framework 4.5
• Windows Management Framework 3.0
• Anwendungsserverrolle, Webserverrolle (IIS)
• Systemeigener Client von Microsoft SQL Server 2008 R2 SP1
• Windows Identity Foundation (KB974405)
• Microsoft Sync Framework Runtime v1.0 SP1 (x64)
• Windows Server AppFabric
• Microsoft Identity-Erweiterungen
• Microsoft Information Protection and Control-Client
• Microsoft WCF Data Services 5.0
• Microsoft WCF Data Services 5.6
• Kumulatives Updatepaket 1 für Microsoft AppFabric 1.1 für Windows Server (KB2671763)

Installiert nun das Sync Framework (alle Dateien entzippen und nach und nach installieren), WFC 5.0 und 5.6., sowie die Identity Foundation und die Extionsion.

Windows App Fabric muss ebenfalls installiert sein, jedoch benötigt, das auch noch eine Konfiguration – ladet das Softwarepacket hier und das Update hier runter. Entpackt mit einem Tool wie z.B. 7Zip nach z.B. c:\Pre – und kopiert die beiden Dateien dorthin. Wechselt mit CMD (als Administrator ausführen) und führt den folgenden Befehl aus:

preprequisiteinstaller.exe /appFabric:C:\Pre\WindowsServerAppFabricSetup_x64.exe

Nun solltet ihr euer Zertifikat einpflegen (günstige einfache Zertifikate gibt es bei ssls.com – ich nutze selber ein Wildcard von dort.

NOCH UPZUDATEN!!!

Solltet ihr noch keins haben, dann geht bitte wie hier beschrieben vor (LINK NOCH EINFÜGEN!).

Alternative Namen angeben.

Webserver veröffentlichen (z.B. Portforwarder oder Sophos WAF).

Emailanbindung erstellen

Root bei Bedarf für alle freigeben (z.B. wenn Extranet mit öfffentlichen Informationen sein soll).

Als letzten noch Windowsupdates ausführen. Ich erstelle Sicherheitshalber noch einen Snapshot vorher nach so massiven Änderungen – welchen ich natürlich nach erfolgreichen Updates wieder lösche.

Solltet ihr einen Virenschutz auf dem Server haben, denkt auch bitte daran die Ausnahmen zu definieren.

Auch solltet ihr nicht vergessen, die Datensicherung einzurichten. Löscht auch alles was ihr nicht mehr benötigt (z.B. Snapshots, Downloads und das Pre-Verzeichnis).

Nutzung:

Öffnen und erstellen in Windows 10 UWP App nicht möglich.

Öffnen und erstellen in iOS / Android nicht mehr möglich.

Öffnen und erstellen in OneNote 2013/2016

Links:

Prüfen welche Dot Net Version installiert ist: https://docs.microsoft.com/de-de/dotnet/framework/migration-guide/how-to-determine-which-versions-are-installed#net_b

Voraussetzungen manuell installieren: https://blogs.technet.microsoft.com/meamcs/2012/12/26/install-and-download-sharepoint-2013-prerequisites-offline-manually/

Sharepoint mit HTTPS veröffentlichen: https://blogs.msdn.microsoft.com/fabdulwahab/2013/01/20/configure-ssl-for-sharepoint-2013/

Erstellen OneNote Library: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2012/07/26/onenote-on-sharepoint-a-quick-guide-for-site-admins/

Sharepoint Maintenance: https://support.microsoft.com/en-us/lifecycle/search?alpha=sharepoint%202013

OneNote Datei auf eigenem Sharepoint erstellen: https://blogs.technet.microsoft.com/office_integration__sharepoint/2014/03/20/no-options-to-sync-a-onenote-notebook-to-an-on-premises-sharepoint-server/

OneNote aktivieren in Sharepoint: https://support.office.com/de-de/article/aktivieren-von-features-f%C3%BCr-websites-787f3ba1-9df6-480a-ab4c-9f4525490cb9